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AI Governance PolicyAI Governance Policy

Last updated: June 2026Ultimo aggiornamento: giugno 2026EU AI Act 2024/1689UK AI Framework 2026GDPR · UK GDPR

Artificial intelligence is central to Happy Finish’s creative production services. This Policy sets out how we develop, deploy, and govern AI tools — both in our own workflows and in work we deliver for clients. It applies to all three Happy Finish entities and is designed to meet our obligations under the EU AI Act, the UK Government’s AI framework, and applicable data protection law.L’intelligenza artificiale è centrale nei servizi di produzione creativa di Happy Finish. Questa Policy descrive come sviluppiamo, utilizziamo e governiamo gli strumenti AI — sia nei nostri flussi di lavoro interni sia nelle produzioni per i clienti. Si applica a tutte e tre le entità di Happy Finish ed è progettata per soddisfare gli obblighi previsti dall’EU AI Act, dal framework AI del Governo UK e dalla normativa sulla protezione dei dati applicabile.

ScopeAmbito di Applicazione

This Policy applies to:Questa Policy si applica a:

Internal AI toolsStrumenti AI interniAI systems used by Happy Finish staff in the production of creative content — including generative image, video, 3D, and copy toolsSistemi AI utilizzati dal personale di Happy Finish nella produzione di contenuti creativi — inclusi strumenti generativi per immagini, video, 3D e testi

Client deliverablesConsegne ai clientiAI-generated or AI-assisted content produced on behalf of clients as part of a contracted projectContenuti generati o assistiti dall’AI prodotti per conto dei clienti nell’ambito di un progetto contrattuale

Website AI featuresFunzionalità AI sul sitoAny AI-powered interactions or tools available to visitors on happyfinish.comQualsiasi interazione o strumento basato sull’AI disponibile ai visitatori di happyfinish.com

Third-party AI providersFornitori AI di terze partiAI tools and APIs integrated into our production pipeline from external providersStrumenti AI e API di fornitori esterni integrati nella nostra pipeline di produzione

This Policy does not govern the AI systems of our clients. Where a client deploys AI in their own products using content we have produced, that falls under their own governance obligations.Questa Policy non disciplina i sistemi AI dei nostri clienti. Laddove un cliente utilizzi l’AI nei propri prodotti servendosi di contenuti che abbiamo prodotto, ciò rientra nelle proprie obbligazioni di governance.

Our PrinciplesI Nostri Principi

Happy Finish’s use of AI is guided by six core principles, aligned with the EU AI Act’s requirements for trustworthy AI and the UK Government’s pro-innovation framework:L’utilizzo dell’AI da parte di Happy Finish è guidato da sei principi fondamentali, allineati ai requisiti dell’EU AI Act per un’AI affidabile e al framework pro-innovazione del Governo UK:

Human oversightSupervisione umana

Every AI-generated output is reviewed by a qualified human before delivery to a client or publication. We do not deploy fully autonomous AI systems for client-facing work.Ogni output generato dall’AI è revisionato da un professionista qualificato prima della consegna al cliente o della pubblicazione. Non utilizziamo sistemi AI completamente autonomi per le attività rivolte ai clienti.

TransparencyTrasparenza

We disclose to clients when AI tools have been used in the production of their content. Any AI interaction on this website is clearly labelled as such.Informiamo i clienti quando gli strumenti AI sono stati utilizzati nella produzione dei loro contenuti. Qualsiasi interazione AI su questo sito è chiaramente identificata come tale.

Data minimisationMinimizzazione dei dati

We do not input personal data, confidential client information, or third-party IP into AI systems without appropriate authorisation and contractual protections.Non inseriamo dati personali, informazioni riservate dei clienti o proprietà intellettuale di terzi in sistemi AI senza un’autorizzazione adeguata e protezioni contrattuali.

Fairness and biasEquità e bias

We monitor AI outputs for bias, stereotyping, and discriminatory content. Where issues are identified, outputs are corrected or rejected before use.Monitoriamo gli output AI per individuare bias, stereotipi e contenuti discriminatori. Laddove vengano rilevati problemi, gli output vengono corretti o rifiutati prima dell’utilizzo.

Intellectual propertyProprietà intellettuale

We take reasonable steps to ensure AI-generated content does not infringe third-party IP rights. Commercial use of AI outputs is reviewed by our production team before delivery.Adottiamo misure ragionevoli per garantire che i contenuti generati dall’AI non violino i diritti di proprietà intellettuale di terzi. L’uso commerciale degli output AI è verificato dal nostro team di produzione prima della consegna.

SecuritySicurezza

AI tools integrated into our pipeline are assessed for security risks before adoption. We do not use AI systems that retain or share input data in ways inconsistent with our data protection obligations.Gli strumenti AI integrati nella nostra pipeline vengono valutati per i rischi di sicurezza prima dell’adozione. Non utilizziamo sistemi AI che conservino o condividano i dati di input in modo incompatibile con i nostri obblighi di protezione dei dati.

EU AI Act ComplianceConformità all’EU AI Act

EUThe EU AI Act (Regulation 2024/1689) entered into force on 1 August 2024. Its provisions apply in stages, with obligations for high-risk AI systems fully applicable from August 2026. As a company with an Italian entity and EU clients, Happy Finish is within scope as a deployer of AI systems (and in some cases, a provider where we develop bespoke AI-assisted workflows).L’EU AI Act (Regolamento 2024/1689) è entrato in vigore il 1° agosto 2024. Le sue disposizioni si applicano per gradi, con obblighi per i sistemi AI ad alto rischio pienamente applicabili dall’agosto 2026. In quanto società con un’entità italiana e clienti UE, Happy Finish rientra nell’ambito di applicazione in qualità di deployer di sistemi AI (e in alcuni casi di provider, laddove sviluppiamo workflow personalizzati assistiti dall’AI).

Our AI systems are assessed against the EU AI Act’s risk classification framework:I nostri sistemi AI sono valutati sulla base del framework di classificazione del rischio dell’EU AI Act:

AI use caseCaso d’uso AI	Risk categoryCategoria di rischio	Our positionLa nostra posizione
Generative image and video productionProduzione generativa di immagini e video	Limited riskRischio limitato	Subject to transparency obligations — AI-generated content is labelled where requiredSoggetto a obblighi di trasparenza — i contenuti generati dall’AI vengono etichettati ove richiesto
AI-assisted copywriting and contentCopywriting e contenuti assistiti dall’AI	Limited riskRischio limitato	Human review required before all client deliveryRevisione umana obbligatoria prima di qualsiasi consegna al cliente
3D and CGI automation toolsStrumenti di automazione 3D e CGI	Minimal riskRischio minimo	No specific AI Act obligations — standard quality controls applyNessun obbligo specifico dell’AI Act — si applicano i controlli di qualità standard
Client-facing AI interactions on websiteInterazioni AI rivolte ai clienti sul sito	Limited riskRischio limitato	Clearly labelled as AI. No autonomous decision-making affecting users’ rightsChiaramente identificato come AI. Nessun processo decisionale autonomo che incida sui diritti degli utenti
Biometric or emotion recognitionRiconoscimento biometrico o delle emozioni	Prohibited / High riskVietato / Alto rischio	Not used by Happy Finish in any production workflowNon utilizzato da Happy Finish in alcun flusso di lavoro produttivo
Automated profiling of individualsProfilazione automatizzata di individui	High riskAlto rischio	Not used. All analytics are aggregate and anonymisedNon utilizzato. Tutte le analisi sono aggregate e anonimizzate

Happy Finish does not deploy AI systems that fall into the EU AI Act’s prohibited or unacceptable risk categories. We do not use AI for real-time biometric identification, social scoring, subliminal manipulation, or exploitation of vulnerable groups.Happy Finish non utilizza sistemi AI che rientrano nelle categorie di rischio vietato o inaccettabile dell’EU AI Act. Non utilizziamo l’AI per l’identificazione biometrica in tempo reale, il social scoring, la manipolazione subliminale o lo sfruttamento di gruppi vulnerabili.

UK AI FrameworkFramework AI del Regno Unito

UKThe UK Government’s approach to AI regulation is principles-based and sector-led. The five cross-sector principles set out by the AI Safety Institute and sector regulators (ICO, FCA, CMA, Ofcom) are:L’approccio del Governo UK alla regolamentazione dell’AI è basato su principi e guidato dai settori. I cinque principi trasversali stabiliti dall’AI Safety Institute e dai regolatori di settore (ICO, FCA, CMA, Ofcom) sono:

Safety, security and robustnessSicurezza e robustezzaAI systems used in our pipeline are assessed for security risks. We do not deploy AI tools with known safety failures.I sistemi AI utilizzati nella nostra pipeline vengono valutati per i rischi di sicurezza. Non utilizziamo strumenti AI con difetti di sicurezza noti.

Transparency and explainabilityTrasparenza e spiegabilitàWe are transparent with clients about AI use in their projects and with users about AI interactions on our website.Siamo trasparenti con i clienti riguardo all’uso dell’AI nei loro progetti e con gli utenti riguardo alle interazioni AI sul nostro sito.

FairnessEquitàAI outputs are reviewed to identify and correct bias, stereotyping, or discriminatory content before delivery.Gli output AI vengono revisionati per identificare e correggere bias, stereotipi o contenuti discriminatori prima della consegna.

Accountability and governanceResponsabilità e governanceThis Policy is owned by Happy Finish senior leadership. Compliance is reviewed annually and updated as UK AI regulation evolves.Questa Policy è di responsabilità del senior management di Happy Finish. La conformità è revisionata annualmente e aggiornata in base all’evoluzione della regolamentazione AI nel Regno Unito.

Contestability and redressContestabilità e rimediClients and users can raise concerns about AI use via our contact channels. All complaints are reviewed by a human and responded to within 10 working days.Clienti e utenti possono segnalare preoccupazioni sull’uso dell’AI tramite i nostri canali di contatto. Tutti i reclami sono esaminati da un professionista e ricevono risposta entro 10 giorni lavorativi.

Data Protection and AIProtezione dei Dati e AI

The use of AI tools intersects with our data protection obligations under UK GDPR, EU GDPR, and CCPA. Our approach:L’utilizzo di strumenti AI si interseca con i nostri obblighi di protezione dei dati ai sensi del UK GDPR, dell’EU GDPR e del CCPA. Il nostro approccio:

Personal data in AI inputsDati personali negli input AIWe do not input personal data into third-party AI systems unless a Data Processing Agreement is in place and the processing has a valid legal basis under applicable data protection law.Non inseriamo dati personali in sistemi AI di terze parti a meno che non sia in vigore un accordo sul trattamento dei dati (DPA) e il trattamento disponga di una base giuridica valida ai sensi della normativa applicabile sulla protezione dei dati.

Client data confidentialityRiservatezza dei dati dei clientiConfidential client materials are not entered into AI systems that use input data for model training, unless explicitly authorised in writing by the client.I materiali riservati dei clienti non vengono inseriti in sistemi AI che utilizzano i dati di input per l’addestramento dei modelli, a meno che il cliente non l’abbia esplicitamente autorizzato per iscritto.

AI content and copyrightContenuti AI e copyrightWe conduct reasonable checks on AI-generated outputs to reduce the risk of third-party IP infringement. Final responsibility for clearance on client projects rests with the contracting party as set out in the project agreement.Conduciamo verifiche ragionevoli sugli output generati dall’AI per ridurre il rischio di violazione della proprietà intellettuale di terzi. La responsabilità finale per il clearing nei progetti cliente spetta alla parte contraente come indicato nel contratto di progetto.

Automated decision-makingDecisioni automatizzateWe do not use AI to make decisions about individuals that produce legal or similarly significant effects without human oversight and, where required, explicit consent under GDPR Article 22.Non utilizziamo l’AI per prendere decisioni sugli individui che producano effetti giuridici o di analoga significatività senza supervisione umana e, ove richiesto, senza il consenso esplicito ai sensi dell’art. 22 del GDPR.

Disclosure to ClientsDisclosure ai Clienti

Happy Finish believes in transparency about the role of AI in our creative production process. Our standard position on client disclosure is:Happy Finish crede nella trasparenza riguardo al ruolo dell’AI nel nostro processo di produzione creativa. La nostra posizione standard sulla disclosure ai clienti è:

ScenarioScenario	Disclosure approachApproccio alla disclosure
AI used as a production tool (concept generation, iteration)AI utilizzata come strumento di produzione (generazione di concept, iterazione)	Disclosed at project kick-off as part of our standard workflow descriptionComunicata al kick-off del progetto come parte della descrizione standard del flusso di lavoro
AI-generated assets delivered to clientAsset generati dall’AI consegnati al cliente	Clearly identified in project deliverables documentationChiaramente identificati nella documentazione dei deliverable di progetto
Client requests AI-free productionIl cliente richiede una produzione senza AI	Accommodated — noted in the project brief and confirmed in writingAccolta — annotata nel brief di progetto e confermata per iscritto
AI used only in internal R&D or toolingAI utilizzata solo in R&D interno o strumenti interni	Not required to be disclosed unless it affects the client deliverableNon è richiesta la disclosure a meno che non influisca sul deliverable del cliente

Where a project is delivered to a regulated industry (financial services, healthcare, public sector) we take additional care to ensure our AI use is compatible with the client’s own regulatory obligations.Laddove un progetto venga consegnato a un settore regolamentato (servizi finanziari, sanità, settore pubblico), adottiamo una cura aggiuntiva per garantire che il nostro utilizzo dell’AI sia compatibile con gli obblighi normativi del cliente.

Third-Party AI ProvidersFornitori AI di Terze Parti

Happy Finish integrates third-party AI tools and APIs into our production pipeline. Before adopting any new AI tool we assess:Happy Finish integra strumenti AI e API di terze parti nella nostra pipeline di produzione. Prima di adottare qualsiasi nuovo strumento AI valutiamo:

Data handlingGestione dei datiWhether the provider stores, shares, or trains on input data — and whether this is compatible with our obligations to clients and under data protection lawSe il fornitore conserva, condivide o utilizza i dati di input per l’addestramento — e se ciò è compatibile con i nostri obblighi verso i clienti e ai sensi della normativa sulla protezione dei dati

IP and copyright policyPolicy su PI e copyrightThe provider’s position on ownership of AI-generated outputs and any known IP risksLa posizione del fornitore sulla titolarità degli output generati dall’AI e gli eventuali rischi di PI noti

EU AI Act classificationClassificazione EU AI ActWhether the provider’s system constitutes a high-risk AI system under the EU AI Act, and whether they have published a conformity assessmentSe il sistema del fornitore costituisce un sistema AI ad alto rischio ai sensi dell’EU AI Act e se hanno pubblicato una valutazione di conformità

Security and reliabilitySicurezza e affidabilitàThe provider’s security credentials, uptime record, and incident response proceduresLe credenziali di sicurezza del fornitore, il record di uptime e le procedure di risposta agli incidenti

Governance and ReviewGovernance e Revisione

This Policy is owned by Happy Finish senior leadership and is reviewed at minimum annually. It will be updated as the regulatory landscape evolves — in particular as the EU AI Act’s obligations for high-risk systems come fully into force in August 2026, and as the UK Government’s AI legislation programme develops.Questa Policy è di responsabilità del senior management di Happy Finish ed è rivista almeno una volta l’anno. Sarà aggiornata con l’evolversi del quadro normativo — in particolare con l’entrata in piena vigore degli obblighi dell’EU AI Act per i sistemi ad alto rischio nell’agosto 2026, e con lo sviluppo del programma legislativo AI del Governo UK.

Concerns about Happy Finish’s use of AI — whether from clients, staff, or members of the public — can be raised at privacy@happyfinish.com. All concerns are reviewed by a human and responded to within 10 working days.Le preoccupazioni sull’utilizzo dell’AI da parte di Happy Finish — da parte di clienti, personale o pubblico — possono essere segnalate a privacy@happyfinish.com. Tutte le segnalazioni sono esaminate da un professionista e ricevono risposta entro 10 giorni lavorativi.

The latest version of this Policy is always available at happyfinish.com/legal-hf-ai-governance/.La versione più aggiornata di questa Policy è sempre disponibile su happyfinish.com/legal-hf-ai-governance/.

AI governance enquiriesRichieste sulla governance AI

For questions about our use of AI or to raise a concern, contact privacy@happyfinish.com. For data protection matters related to AI processing, see our Privacy Policy.Per domande sul nostro utilizzo dell’AI o per segnalare una preoccupazione, contatta privacy@happyfinish.com. Per le questioni relative alla protezione dei dati nel trattamento AI, consulta la nostra Informativa sulla Privacy.